Mitgliederdatenbank (Mida)

Mida- Die Mitgliederdatenbank der KjG

Seit 2011 ist die neue Mitgliederdatenbank im Einsatz. Sie bringt gegenüber den alten Methoden vielerlei Verbessungen und Vereinfachungen mit sich.

Wie sieht das neue Verfahren aus?

Alle Mitglieder werden in die Mida eingetragen. Damit ist automatisch klar wieviele Mitglieder für das laufende Jahr abgerechnet werden müssen. Per Mausklick meldet ihr der Diözesanstelle dann wieviele Marken benötigt werden. Nachdem ihr dann die Rechnung erhalten und bezahlt habt bekommt ihr die Marken.

Wie ist der zeitliche Ablauf?

Mitglieder müssen bis spätestens 30.April für das laufende Jahr abgerechnet werden, damit sie ausreichend versichert sind. Nachmeldungen von neuen Mitgliedern sind selbstverständlich immer möglich.

Eine Internetdatenbank, sind die Daten da sicher?

Die Mida ist internetbasiert, weswegen wir besondere Vorsicht beim Umgang mit den Daten walten lassen müssen. Der Server ist mit den aktuellsten Sicherheitszertifikaten geschützt, die Zugänge sind personalisiert und der Datenschutz wird mit einem Datenschutzbeauftragten sichergestellt. Es lässt sich also sagen: Ja, die Daten sind sicher!

Wie funktioniert die Datenbank?

Die Datenbank ist internetbasiert, es wird also keinerlei Software auf dem Rechner benötigt. Hat man sich eingeloggt, ist die Benutzung intuitiv. Die Eingabe der Mitglieder kann auch automatisiert werden, sodass nicht jedes Mitglied einzeln eingetragen werden muss. Bei Fragen steht die Diözesanstelle Rede und Antwort.

Was ändert sich?

Bisher wurde Ende des Jahres der Bestellzettel versendet, der dann wieder zurückgeschickt wurde. Daraufhin wurde eine Rechnung versendet und nach deren Bezahlung die Märkchen. Die Märkchen mussten dann noch abschließend abgerechnet werden. Zudem musste eine aktuelle Mitgliederliste, sowie ein Kontaktbogen mitgesendet werden. Die Daten wurden dann händisch verarbeitet.

Dieses (zeit und kosten-)aufwendige Verfahren wird durch die Mida vereinfacht. Durch die Mida sind der Diözesanstelle alle Mitglieder und deren Funktionen bekannt. Änderungen müssen lediglich in der Datenbank eingetragen werden. Die Mitgliederlisten sind praktisch zugänglich und dadurch alle aktuellen Mitglieder (fast) automatisch versichert.

Was muss ich noch beachten?

– Bei Überweisung der Mitgliedsbeiträge immer Rechnungsnummer angeben sowie die Pfarrei!

– Die Statistik von weiteren TeilnehmerInnen an euren Angeboten sendet ihr bitte ausgefüllt an uns zurück. Es ist für uns wichtig zu sehen, wie viel Nichtmitglieder an diesen Angeboten teilnehmen.

– Die Beitrittserklärungen müssen nur einmal bei Eintritt in die KjG ausgefüllt werden, nicht jedes Jahr. 1 Exemplar behaltet ihr, 1 Exemplar das Mitglied, 1 Exemplar schickt ihr zu uns in der Diözesanstelle!

Videotutorial

Die KjG Freiburg hat auf ihrem YouTube-Kanal ein sechsteiliges Tutorial veröffentlicht, in welchem die Funktionsweise der Mitgliederdatenbank erklärt wird.

In weiteren Teilen wird beispielsweise erklärt wie Datensätze angelegt werden können oder wie ihr die Mitgliedsbeiträge abrechnen könnt.

Link zum Kanal der KjG Freiburg: https://www.youtube.com/channel/UCg6IkXt2KHy_hEOQ76HPWAw

Wenn ihr noch weitere Fragen habt, meldet euch bei: Matthias Göbel, matthias[a]kjg-mainz.de

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